Ti hanno assegnato un’attività che non hai mai fatto e non hai idea di come procedere? Il caos ti consuma energie e stai rimandando la cosa quindi sei vittima dei cicli aperti descritti nel video di JLMarshall?
Nel caso in cui nella tua mente regni il caos questo è l’articolo giusto per te o almeno il mio modo per liberarmi dai casini.
Ti prometto che se segui questi step il tuo livello di ansia diminuirà in modo consistente.
Ti prometto che se segui questi step ci saranno comunque degli imprevisti, ma potrai concentrarti su quelli proprio perché hai organizzato il resto.
1. Chiedi se esiste una procedura
Lo so che stai pensando di essere l’unico essere dell’universo a cui è capitata questa grana ma potrebbe esserci in passato qualcuno che ha avuto la tua stessa sorte. Nel caso in cui lavori in un’azienda chiedi sempre al tuo responsabile diretto e ai colleghi se si sono trovati nelle tue stesse condizioni ed esiste una procedura già codificata. Le avversità chiedono di essere fronteggiate per un tuo progetto personale? Cerca in rete se esiste documentazione a riguardo.
2. Comprendi il vero obiettivo dell’attività
Potrebbe capitare, per quella nuvoletta fantozziana che ti segue da un po’, che tu sia davvero il primo ad affrontare un determinato problema o che la procedura attuale ti risulti obsoleta o insufficiente. Niente panico.
Cerca di capire qual è lo scopo dell’attività da portare a termine. Ti aiuterà ad evitare passi inutili e domande stupide.
3. Raccogli più informazioni possibili
Eh già, è arrivato il momento di fare domande. Cerca di acquisire più informazioni possibili sull’universo inerente alla tua task. Ricorda però una cosa: Ad ogni domanda che fai l’interlocutore perde attenzione. Fondamentalmente ti troverai a che fare con persone a cui la cosa non riguarda o che sono molto impegnate. Non sprecare quindi le tue cartucce con domande non funzionali. Il collega figo e supergeek non può perder tempo a rispondere logicamente alle tue panzane!
4. Fai una lista degli step che occorrono a raggiungere l’obiettivo
Una volta avute tutte le informazioni che ti servono puoi stilare una lista degli step necessari. L’importante è l’essenzialità: ispirati alla struttura di una ricetta ed elimina tutti i passaggi non necessari.
5. Dettaglia i compiti e dividili per priorità e competenze
Occorre che tutti gli step siano suddivisi in compiti precisi e che individui la concatenazione tra le diverse attività. Alcune potrebbero essere propedeutiche o dipendenti da terzi. Nel caso in cui la riuscita di alcuni compiti non dipenda interamente da te cerca di avere informazione dai soggetti coinvolti. Tieni traccia dei loro impegni e delle loro esigenze in modo da poterti coordinare.
6. Crea un calendario
Ora che hai tutti i tuoi step e tutte le info necessarie non ti resta che programmarle secondo un calendario. Mi raccomando in questa fase di non farti prendere dalla sindrome del buon lavoratore. Cerca di organizzarti in modo da ricordarti di vivere oltre che di lavorare.
7. Delega quante più informazioni possibili a sistemi automatizzati
Esistono dei fantastici sistemi che ti permettono di evitare di mandare a memoria tutto quello che riguarda la tua attività e creano dei reminder per ricordarti di fare quello che devi. Io ti consiglio Asana, non perché qualcuno si sia premurato di pagarmi per un markettone ma perché è l’unico che conosco e su cui posso darti dei consigli nel caso tu chieda.
8. Fai dei report per ogni singolo step
Importantissimo è documentare ogni singola azione fatta e raccogliere i documenti relativi all’attività in un unico “posto”. Non sparpagliare cose e non sperare di ricordarti cose a mente che dimenticherai il giorno dopo. Poi perché fare tutta questa fatica?
9. Gestisci gli imprevisti con la stessa procedura
Gli imprevisti ti porteranno lo stesso panico che ti ha condotto a questo articolo ma tu fai un bel respiro profondo, aspira alla calma Zen e gestisci l’imprevisto con la stessa procedura. Chi organizza sdrammatizza e soprattutto realizza!
10. Analizza e riformula
Ebbene sì, dopo tutto questo dovrai analizzare quello che hai fatto e riformulare. Questo ti permette di affinare le procedure e di arrivare ad uno standard sempre più funzionale.
Perché fare tutto questo? Semplice, per diventare il collega supergeek che non risponde alle panzane! Vuoi mettere tirartela rispondendo che hai una procedura?